Dématérialisation des bulletins de paie et coffre-fort numérique : quelles précautions à prendre ?

Le Contexte

La messagerie électronique (email) ne constitue pas un moyen de communication sûr pour transmettre des données personnelles. Une simple erreur de manipulation peut conduire à divulguer à des destinataires non habilités des données personnelles et à porter ainsi atteinte au droit à la vie privée des personnes.

La Règlementation

Le décret du 16 décembre 2016 définit ainsi les conditions dans lesquelles l’employeur peut mettre à disposition numériquement les bulletins de salaire de ses salariés tout en préservant la confidentialité des données.

Dans ce cadre, l’employeur doit mettre à disposition de ses salariés un coffre-fort numérique devant être certifié conforme avec la norme AFNOR NF 203 CCFN telle que précisée dans le Décret n° 2018-418 du 30 mai 2018. Cette norme garantit notamment une disponibilité de leurs données pendant 50 ans minimum ou jusqu’au 75 ans du salarié, même s’ils quittent la société.

Notre Solution

Toujours à vos côtés, Exaudis et ses partenaires vous accompagnent dans la mise en conformité de la dématérialisation de vos bulletins de Paie.

Notre nouveau service de coffre-fort numérique assure une solution complète de la création des accès jusqu’à l’automatisation du dépôt des fiches de paie pour chaque salarié ! L’utilisation de ce service permet ainsi à chaque employeur de respecter les obligations légales liées à la dématérialisation des bulletins de salaire.

Les Avantages du Coffre-fort Numérique pour vos Salariés

L’utilisation d’un coffre-fort numérique facilite également la vie de vos salariés grâce à la récupération simple des bulletins de salaire via leur coffre-fort personnel. Tous leurs bulletins de paie seront accessibles, centralisés et archivés même si le salarié quitte l’entreprise.

De plus, le coffre-fort personnel mis à sa disposition lui permettra de centraliser gratuitement et automatiquement d’autres documents importants tels que des documents administratifs, factures télécom, impôts, complémentaire santé ou autres).

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